Operação OXXI no Chat B2F

O que o sistema faz sozinho

Toda vez que algo acontece no EVO — uma venda, um vencimento chegando, uma cobrança recusada, um cancelamento — o EVO avisa o Chat B2F na hora. São 22 regras ativas escutando esses avisos. Cada uma faz até três coisas: manda a mensagem no WhatsApp, marca a etiqueta e move o card de coluna.

A tabela abaixo é a operação inteira em uma página. Nada aqui depende de alguém lembrar de fazer.

Leia como: aconteceu isto no EVO → o sistema faz isto, imediatamente.
Quando acontece no EVO	Mensagem no WhatsApp	Etiqueta	Card vai para
Venda
Vendeu aula experimental	Confirmação da aula agendada `aula_experimental_agendada_2`	oportunidade	Oportunidade
Vendeu plano — matrícula nova	Boas-vindas de matrícula confirmada `novo_aluno_matricula_confirmada_1`	ativo	Novo Aluno com valor, plano, CPF, vendedor e nº da venda
Renovou o plano	—	ativo vence 7d vence 1d venceu	Alunos Ativos
Rematriculou (voltou)	—	ativo cancelou não renovou devendo	Alunos Ativos
Completou 30 dias de matrícula	—	—	Alunos Ativos
Vencimento
Faltam 7 dias para vencer	—	vence 7d	fica onde está
Vence amanhã	Lembrete de renovação `renovacao_mensalidade_oxxi_04`	vence 1d	fica onde está
Venceu e não renovou	—	venceu ativo	Renovação
20 dias vencido, sem renovar	—	não renovou venceu	Perdidos
Financeiro
Cartão recusado na recorrência	Aviso de pagamento não autorizado `pagamento_cartao_recusado_03`	devendo	fica onde está
Quitou o que devia	—	devendo	fica onde está
Cancelamento
Pediu cancelamento (agendado)	—	cancelamento agendado	Renovação
Cancelou de fato	—	cancelou ativo	Perdidos
Relacionamento
Aniversário do aluno	Parabéns `feliz_aniversario_oxxi_05`	—	fica onde está
Consultor escreve pelo EVO perfil do aluno ou da oportunidade	A mensagem que ele escreveu, entregue pelo WhatsApp da academia	—	fica onde está
Campanha em lote pelo EVO	A mensagem da campanha, uma conversa por pessoa	—	fica onde está

Por que isso importa

Etiqueta não é enfeite: ela é o filtro de trabalho. Quem está com devendo é lista de cobrança do dia. Quem está com vence 7d é lista de renovação da semana. E a etiqueta sai sozinha quando o motivo dela deixa de existir — pagou, some o devendo; renovou, somem os avisos de vencimento.

O caminho da venda, passo a passo

Oito colunas. Só uma exige que alguém arraste o card — as outras sete o sistema resolve. As duas cores abaixo aparecem em todo o documento: automático o sistema faz, consultor alguém precisa fazer.

Funil de leads da OXXI no Chat B2F mostrando as colunas Novos Leads, Qualificados, Oportunidade, Negociação e Novo Aluno com a contagem de cards em cada uma — **O funil hoje.** 385 em Novos Leads, 54 em Oportunidade — cada card é uma pessoa com telefone, etiqueta e histórico de conversa do lado.

Novos Leads automático

Quem chama a academia no WhatsApp e ainda não é aluno entra aqui, com card criado e etiquetado. Ninguém precisa cadastrar.

primeiro contato

Qualificados consultor

O consultor conversa, entende o objetivo e empurra o card. É o passo em que se separa quem tem intenção real de quem só perguntou o preço.

Oportunidade automático

No momento em que a aula experimental é lançada no EVO, o card pula para cá sozinho e a pessoa recebe a confirmação da aula no WhatsApp.

oportunidade template aula_experimental_agendada_2

Negociação consultor

A pessoa veio treinar. O que aconteceu na recepção — gostou, hesitou, pediu para pensar, perguntou de parcelamento — só quem estava lá sabe. Este é o único arrasto manual do funil, e é de propósito: é a informação que nenhum sistema tem, e é onde a venda se ganha ou se perde.

Novo Aluno automático

Fechou. A matrícula lançada no EVO move o card, grava o valor e preenche a ficha inteira — e o aluno recebe as boas-vindas antes mesmo de sair da recepção.

ativo template novo_aluno_matricula_confirmada_1

Alunos Ativos automático

Trinta dias depois da matrícula o card se muda para cá. É o depósito de quem está em dia — não é fila de trabalho, é a base viva da academia.

Card de aluna nova aberto no Chat B2F, com nove de doze campos personalizados preenchidos: plano, valor do contrato, início, vencimento, ID no EVO, CPF, vendedor, data e número da venda — **Uma venda de hoje.** O card nasceu com valor de R$ 119, plano, CPF, vendedor e número da venda — tudo puxado do EVO, nenhum campo digitado à mão.

Card no funil com a conversa de WhatsApp aberta ao lado, mostrando o template de matrícula confirmada entregue à aluna — **A mensagem sai junto.** A conversa fica no próprio card: dá para ver o que foi enviado e responder ali, sem trocar de tela.

Depois da venda, o sistema cobra sozinho

A parte que mais se perde numa academia não é a venda nova — é a renovação que passou batida. Aqui o relógio corre sozinho, do primeiro aviso até o aluno virar ex-aluno.

−7d

Faltam 7 dias automático

O aluno ganha etiqueta e entra na lista de renovação da semana. Sem mensagem ainda — é hora de o consultor abordar, não de o sistema avisar.

vence 7d

−1d

Vence amanhã automático

Agora sim a mensagem sai: lembrete de renovação no WhatsApp, com o nome do aluno.

vence 1d template renovacao_mensalidade_oxxi_04

+1d

Venceu → Renovação automático

Perdeu a data. O card sai de Alunos Ativos e cai em Renovação, que é fila de trabalho: card parado aqui é dinheiro parado.

venceu ativo

+20d

Vinte dias → Perdidos automático

Três semanas sem renovar, o card vai para Perdidos com a causa registrada: não renovou — que é diferente de cancelou. Essa separação é a leitura de churn que a academia não tinha: quantos foram embora por decisão e quantos só sumiram.

não renovou

Cancelamento automático

Pedido de cancelamento agendado manda o card para Renovação — ainda é aluno, ainda dá para reverter. Cancelamento efetivado manda para Perdidos com a etiqueta cancelou.

Cobrança recusada automático

Cartão negado na recorrência: o aluno recebe o aviso no mesmo dia e fica marcado como devendo. Quitou, a etiqueta sai sozinha.

Colunas finais do funil: Novo Aluno, Alunos Ativos com 816 cards, Renovação e Perdidos, com etiquetas venceu e cancelou visíveis nos cards — **O fim do funil.** 816 alunos ativos, e cada card em Renovação ou Perdidos carrega a etiqueta que explica por que ele está ali.

O atendimento no dia a dia

Todas as conversas do WhatsApp da academia chegam num lugar só, e cada uma vem com o card da pessoa do lado — plano, vencimento, etiquetas e histórico. O atendente não pergunta "quem é você" nem "qual seu plano".

Painel de conversas com o filtro aberto mostrando as etiquetas ativo, base-inicial, devendo, vence 7d, venceu e a lista de colunas do funil — **Filtrar por etiqueta ou por coluna.** "Me mostra só quem está devendo" ou "só quem está em Renovação" é um clique — vira a lista de trabalho do dia.

Filtros de conversa por canal e status: todas, não atribuídas, não respondidas, WhatsApp, API Oficial, Instagram, Live Chat — **Nada cai no vazio.** O filtro de **não respondidas** mostra quem ficou sem retorno. É o controle de qualidade do atendimento.

Lista de templates aprovados pela Meta, com o texto de cada um: matrícula confirmada, aula experimental agendada, renovação de mensalidade, reativação de contato e links transacionais — **Onze mensagens prontas e aprovadas pela Meta.** São as que permitem falar com quem está fora da janela de 24 horas — matrícula confirmada, aula agendada, renovação, reativação, cobrança e links de pagamento. O atendente escolhe da lista; não precisa escrever nem pedir aprovação de novo.

Dá para conversar de dentro do funil

Não é só ver o card: dá para mandar mensagem direto dele. O consultor abre o card em Negociação, lê o que foi conversado, escolhe um template ou escreve, e envia — sem sair do funil e sem procurar a pessoa na lista de conversas.

O EVO fala pelo WhatsApp da academia

Esta é a parte que costuma surpreender. A equipe continua trabalhando dentro do EVO como sempre — e o que o EVO dispara sai pelo número oficial da academia, com a conversa registrada no Chat B2F. Nada de número pessoal de consultor, nada de conversa que ninguém mais vê.

Tela do EVO enviando link de cadastro de cartão por WhatsApp para uma aluna — **Link de cadastro de cartão.** Sai do perfil do aluno no EVO e chega pelo WhatsApp da academia.

Tela do EVO enviando cobrança de saldo devedor de R$ 238 por WhatsApp, com link de pagamento — **Cobrança com link de pagamento.** R$ 238 de saldo devedor viram uma mensagem com link, direto do financeiro do EVO.

TRANSACIONAL

Links que cobram

Cadastro de cartão, saldo devedor, cobrança de venda e assinatura de contrato. O consultor clica no EVO, o aluno recebe no WhatsApp.

RELACIONAMENTO

Mensagem individual

Escrita no perfil do aluno ou da oportunidade dentro do EVO, entregue pelo número da academia e registrada na conversa.

SEGMENTAÇÃO

Campanha em lote

A lista é montada no EVO com os filtros de lá; a entrega e o histórico ficam no Chat B2F, uma conversa por pessoa.

Próximos passos

O que está no ar hoje cobre a operação inteira a partir do número novo. O que vem a seguir amplia três coisas diferentes: quantas portas a academia mantém abertas, em quanto tempo alguém é atendido e de onde o lead pode chegar.

Conectar o número antigo

O número que a academia usou por anos continua no site, nos anúncios e na cabeça dos alunos — e quem escreve nele hoje bate numa porta que ninguém abre. Conectado, ele vira a segunda caixa de entrada: a atual segue operando o dia a dia, e a antiga fica de contingência, pronta para o que precisar. Duas portas abertas, um funil só.

Agente de IA integrado

O agente atende na hora, a qualquer hora — inclusive no domingo à noite, quando o lead decide começar a treinar. Ele responde as dúvidas de sempre, entende o objetivo da pessoa, qualifica e empurra o card até deixar a aula experimental encaminhada. Quando a conversa exige gente, ele passa o bastão para o consultor com o histórico pronto — o humano entra para vender, não para repetir pergunta.

Caixa do Instagram e automações

A direct cai na mesma caixa do WhatsApp, com o mesmo card e as mesmas etiquetas — o lead que veio de story para de se perder entre mensagens não lidas. Em cima disso entram as automações do Instagram: quem comenta na publicação ou responde ao story recebe resposta na hora e já entra no funil.

A lógica dos três

Nenhum deles cria um sistema novo — todos entram no que já está de pé. Mesmo funil, mesmas 22 regras, mesmos templates, mesma tela de atendimento. O primeiro amplia a cobertura, o segundo o tempo de resposta e o terceiro a origem dos leads. Somados, é menos gente entrando na academia sem virar card.